Tietosuojaseloste

1. Tietosuojaselosteen nimi

Suomen Basenjit – Finnish Basenjis ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste, joka on henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste (1050/2018).
Laatimispäivä 3.10.2018; päivitetty 4.2.2024.

2. Rekisterinpitäjä ja kotipaikka

Nimi: Suomen Basenjit – Finnish Basenjis ry (myöh.yhdistys)
Kotipaikka: Helsinki
Sähköposti: jasensihteeri@basenji.fi
Kotisivut: http://www.basenji.fi

3. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Erja Billings
Suomen Basenjit ry rahastonhoitaja, jäsensihteeri
sähköposti: jasensihteeri@basenji.fi

4. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden ja sen luottamushenkilöiden henkilötietoja vain niiltä osin, kun se on yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellista (myöh. rekisteröity).
Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät rekisteriasioita hoitavien lisäksi yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä/toimikunnilla on myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietoja ja muita tässä tietosuojaselosteessa henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja, siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.
Rekisteriasioita hoitavien henkilöiden oikeus tietojen käsittelyyn päättyy välittömästi luottamustoimien päättymisen jälkeen.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, jäsentutkimuksen tekeminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja. Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. 

Käsiteltäviä tietoja ovat:

Nimitiedot

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

Yhteystiedot

  • Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka
  • Rekisteröidyn sähköposti
  • Rekisteröidyn puhelinnumero

Jäsenyystiedot

  • Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto
  • Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä
  • Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten maksutiedot

Koiran eläinlääkäritiedot

  • Yhdistyksen jalostustoimikunnalle toimitetut koiran eläinlääkäritiedot ja muut terveystiedot

Rekisteröidyiltä itseltään ei kerätä henkilötunnuksia eikä terveystietoja. Terveystietojen osalta yksittäinen tiedon käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun palauttamiseen.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään heidän suostumuksellansa sekä muilta yhdistyksen toimintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seuroilta. Jäsenrekisterin sponssoroitujen jäsenten osalta tietoja kerätään kolmannelta osapuolelta (kasvattajalta, joka on kysynyt luvan uudelta jäseneltä).
Koiransa kuvan lähettämisellä rekisteröity hyväksyy kuvan julkaisemisen ja käytön yhdistyksen nettisivulla, jäsenlehdessä ja/tai kalenterissa.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti ainoastaan seuraaville tahoille:

  • Suomen Kennelliitto

Suomen Kennelliitolle toimitetaan näyttelyiden ja kokeiden pöytäkirjoja sekä jäsenmäärät vuosittain. Kokeiden pöytäkirjojen mukana omistajien ja haltijoiden nimet sekä kotipaikka.

  • Kennelpiirit

Kennelpiireille toimitetaan kennelpiirin mestaruuden voittaneiden omistajien yhteystiedot. Kennelpiireille toimitetaan myös samat koepöytäkirjat kuin Suomen Kennelliitolle.

  • Suomen Vinttikoiraliitto ry

Suomen Vinttikoiraliitolle toimitetaan yhteistoimintaan liittyvät tiedot kuten jäsenmäärät vuosittain.

Jäsenlehden sähköpostitusta varten sähköpostiosoite.

Yllä mainittujen tietojen lisäksi henkilöiden yhteystietoja voidaan myös luovuttaa Kennelpiireille, Suomen Kennelliitolle ja Suomen Vinttikoiraliitolle, jos nämä katsovat tarpeelliseksi palkita menestynyt koira tai henkilö kyseisen tahon toimesta. Luovutettuja tietoja voidaan käyttää myös henkilöiden kutsumiseen palkitsemistilaisuuteen tai palkintojen toimittamiseen

9. Rekisterin tietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja kohdassa 8 mainitut yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja kuinka niitä käsitellään tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia poistamaan omat henkilötietonsa tai rajoittamaan tietojensa käsittelyä.
Jäsenellä on oikeus tulla unohdetuksi eli yhdistyksestä eroava tai eronnut jäsen voi vaatia, että yhdistys pyyhkii kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristä pois.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn ja -keruun tarkoituksen osalta.
Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa, oikaista tai poistaa itseään koskevat tiedot edellisessä kappaleessa kuvatulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta, rekisterinpitäjän on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

12. Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen. Suostumuksen peruutusta tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän rekisteristä vastaavalle.

13. Muut henkilötietojen käsitteelyyn liittyvät asiat

Henkilötietoja ei luovuteta eikä käytetä käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

14. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

15. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.

16. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.2.2024.